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ERP („Enterprise Resource Planning“) ist das Schlagwort der heutigen Zeit. Die Grundidee – Ressourcen möglichst effizient zu organisieren – macht nicht nur Sinn sondern ist im Informationszeitalter eine Notwendigkeit. Wer aber explizit ein ERP für KMU sucht, wird vom Angebot regelrecht überwältigt. Jede Lösung scheint „die Beste“, „ideal für KMU“ oder „absolut geeignet für Kleinunternehmen“ zu sein. Bevor man sich also in den Weiten der Angebote verliert, lohnt sich eine kurze Analyse der Bedürfnisse.
Welche Anforderungen stellen KMU’s?
Jedes kleine und mittlere Unternehmen ist einzigartig und hat unterschiedliche Anforderungen. Nichtsdestotrotz gibt es einige Punkte bezüglich Geschäftssoftware die für alle Unternehmen ähnlich sind.
Software ohne Bevormundung
Geschäftssoftware soll Ihnen nicht sagen, wie Sie Ihr Geschäft zu führen haben. Sie soll Sie unterstützen und Prozesse vereinfachen – diese aber nicht fix und ohne Möglichkeit zur Anpassung vorgeben.
Der rote Faden
Oftmals wir in KMU’s ein Mix zwischen Branchen-, Büro- und Spezialsoftware verwendet, jede mit anderen Anforderungen,Updateintervallen und Anwendungsbereichen. Dabei können leicht Doppelspurigkeiten auftreten und Daten doppelt und dreifach vorhanden sein. Ein ERP für KMU’s muss sich wie ein roter Faden durch Daten und Anwendungen ziehen – ohne doppelte Eingaben und fehlende Integration.
Individuell aber stabil
Ein ERP muss Ihren Anforderungen nicht nur gerecht werden und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein, es muss auch stabil sein. Selbst im laufenden Betrieb müssen Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen werden können, ohne dass „Daily Business“ zu behindern.
Verständlich und gut dokumentiert
Generell darf für die Bedienung kein Doktortitel vonnöten sein – sie muss intuitiv und leicht verständlich sein. Zusätzlich sollte ein Handbuch oder eine integrierte Hilfe Detailinformationen zu einzelnen Schritten enthalten. Damit wird zum einen die Abhängigkeit vom Betreuer / Hersteller verringert, zum anderen macht eine gute Dokumentation das (Ein)arbeiten schneller und effizienter.
Auf dem Boden bleiben
ERP-Systeme sind in Ihrer Grösse nach oben offen – dementsprechend gibt es eine beachtliche Anzahl an komplexen und teuren ERP Lösungen, die in abgespeckter Form für KMU’s angeboten werden. Es empfiehlt sich, die Finger von solchen Lösungen zu lassen. Abgesehen von den oftmals unpassenden oder viel zu komplizierten Bedienung wird auch der Unterhalt und Support dieser „Light“-Software auf Dauer wenig Freude bereiten.
Vielseitig und anpassbar
Geschäftssoftware für ein Schweizer KMU muss vielseitig sein. In den wenigsten Fällen wird es für jeden einzelnen Bereich eine spezialisierte Stelle geben. Die Buchhaltung beispielsweise wird oft von derselben Person erledigt, die sich auch um Personal- und Finanzfragen kümmert. Dementsprechend muss es eine Möglichkeit geben den einzelnen Benutzern unterschiedliche Rechte und Pflichten zuzuweisen, die Software aber auch insoweit anzupassen als dass Sie genau das enthält was Sie schlussendlich auch brauchen.
Keine halben Sachen
Nicht immer ist dort wo ERP oder Geschäftssoftware draufsteht auch das richtige drin. Eine Lösung die beispielsweise ohne Finanzbuchhaltung oder Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung angeboten wird mag zwar vom Preis her erstmals verlockend sein, verfehlt aber denn Sinn eines ERP’s indem nicht sämtliche Ressourcen abgebildet werden.
Eine gute Geschäftssoftware vereint sämtliche Module, Prozesse und Ressourcen unter einem Dach, lässt sich aber dennoch auf Sie individualisieren.
Folgekosten beachten
Eine nachhaltige Lösung die Sie kaufen, installieren und direkt benutzen können gibt es nicht (auch wenn immer wieder versucht wird, dies so zu vermitteln).
In jedem Fall sind Anpassungen, Individualisierungen und Einstellungen nötig die sowohl betriebswirtschaftliches wie auch technisches Hintergrundwissen erfordern. Dieser Aufwand kann je nach Software grösser oder kleiner sein und sollte unbedingt in die Anschaffungskosten miteinbezogen werden.
Gleichzeitig wird zu praktisch jeder Lösung ein Updatevertrag angeboten (jährliche Folgekosten).
Wenn die Software laufend weiterentwickelt wird und wichtige Hintergrunddaten (z.B. Bankenstamm, Postleitzahlen, etc.) immer aktuell gehalten werden, kann sich ein solcher Updatevertrag durchaus lohnen und sollte ebenfalls miteinberechnet werden.
Support und Nachbetreuung
Wie wird Ihnen bei einer Frage oder einem Problem geholfen? Können Sie direkt und unkompliziert anrufen oder müssen Sie sich zuerst durch eine Hotline kämpfen? Besteht die Möglichkeit einen lokalen Betreuer zu engagieren?
Kostenlose ERP Lösungen
ERP-Lösungen die gratis und kostenlos sind gibt es nicht. Zwar gibt es solche die mit diesem Slogan werben – glücklich werden Sie damit aber nicht.
Entweder sind die Funktionen dermassen eingeschränkt, dass ohne ein (kostenpflichtiges) Upgrade kein vernünftiges Arbeiten möglich ist oder das Programm ist so stark „veraltet“ dass jeder Schritt damit zum Risiko wird.
Ein weiterer Punkt der gegen kostenlose Lösungen spricht (v.a. bei OpenSource Lösungen) ist dass diese niemals für die Schweiz konzipiert wurden. Zwar mögen damit grundlegende Funktionen möglich sein, spätesten aber bei einer Mehrwertsteuerabrechnung, einem Lohnlauf oder einem aktuellen Kontenplan werden Probleme auftreten, deren Behebung Sie wesentlich mehr kostet als Sie durch die „kostenlose“ Lösung gespart haben.
Persönliche Demonstration verlangen
Sofern möglich sollten Sie vor jedem Kauf eine Demonstration verlangen. Im Gegensatz zu einer Demoversion, die Sie einfach herunterladen können haben Sie dabei die Möglichkeit Fragen zu stellen und bekommen wesentlich schneller ein Gefühl für die Software.
Apropos – kennen Sie schon die Geschäftssoftware PROFFIX?
